Ferienwohnung-Website Österreich: Registrierung Steuern, Buchung

Eine Website für eine Ferienwohnung, ein Appartement auf dem Bauernhof oder ein Chalet wirkt einfach: Fotos, ein Kalender, ein Preis und ein Buchungsbutton. Dahinter stehen Regeln, die sich je nachdem ändern, wo in Österreich die Unterkunft liegt. Der Tourismus ist Sache der neun Bundesländer, und die Länder und Gemeinden entscheiden über Ortstaxen, Gästeverzeichnisse und in manchen Städten sogar darüber, ob Sie eine Wohnung überhaupt vermieten dürfen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Eigentümer, die eine oder mehrere Ferienunterkünfte in Österreich vermieten und neben den Plattformen eine Direktbuchungs-Website wollen. Als durchgängiges Beispiel dienen die offiziellen Hinweise der Stadt Wien, weil Wien die vollständigste Übersicht veröffentlicht, und für das Gesamtbild die Stellungnahme des Bundesministeriums zur EU-Registrierungsregelung. Liegt Ihre Unterkunft in Tirol, Salzburg, Kärnten oder einem anderen Bundesland, ist die Struktur der Pflichten ähnlich, doch Details, Sätze und Formulare unterscheiden sich. Klären Sie sie daher mit Ihrer Gemeinde oder Ihrem Tourismusverband.

Es handelt sich um Planungsinformationen, nicht um Rechts- oder Steuerberatung.

Die EU-Verordnung 2024/1028 über Kurzzeitvermietungen ist am 19. Mai 2024 in Kraft getreten und gilt ab dem 20. Mai 2026. Sie sieht Registrierungsnummern für Mietobjekte und eine digitale Infrastruktur vor, über die Plattformen Buchungsdaten an Behörden weitergeben. In manchen Ländern führte das bereits dazu, dass Gastgeber in jeder Anzeige eine Registrierungsnummer angeben müssen.

In Österreich sieht das Bild anders aus. Das Bundesministerium für Wirtschaft, Energie und Tourismus erklärt, dass, weil der Tourismus Ländersache ist, jedes Bundesland selbst entscheidet, ob und ab wann es die Verordnung umsetzt, nach dem Opt-in-Prinzip. Zum Geltungsbeginn am 20. Mai 2026 wird sie zunächst in keinem Bundesland umgesetzt, wobei einige Länder dies später tun könnten. Das bedeutet vorerst keine Registrierungspflicht für Anbieter von Kurzzeitvermietungen und keine Pflicht, in Inseraten auf Online-Plattformen eine Registrierungsnummer anzugeben.

Was Sie daraus für Ihre Website machen:

• Erfinden Sie kein Feld für eine Registrierungsnummer. Eine Nummer anzuzeigen, die es nicht gibt, nützt niemandem.
• Bauen Sie den Footer so, dass eine Nummer ergänzt werden kann. Sollte Ihr Bundesland später beitreten, möchten Sie dem Impressum und der Inseratsvorlage eine Zeile hinzufügen, statt die Seiten neu zu gestalten.
• Prüfen Sie jedes Quartal neu. Das Ministerium kündigt an, über Entwicklungen auf seiner Seite zu berichten, die damit die erste Anlaufstelle ist.

Die erste Frage betrifft nicht die Website, sondern die Unterkunft. Laut den Hinweisen der Stadt Wien hat die Novelle der Bauordnung 2023 die Nutzung von Wohnungen für kurzfristige Vermietungen im gesamten Stadtgebiet eingeschränkt. In folgenden Situationen:

Dieselbe Seite nennt auch zivilrechtliche Grenzen. Ein Mietvertrag kann die Untervermietung verbieten, in Gemeindebauten ist die Untervermietung nicht erlaubt, und eine Eigentumswohnung darf nach einer Entscheidung des Obersten Gerichtshofs (OGH 5 Ob 59/14h) nur unter bestimmten Umständen zu touristischen Zwecken vermietet werden, sobald die gesamte Eigentümergemeinschaft zugestimmt hat. Andere Städte und Bundesländer haben eigene Planungs- und Widmungsregeln.

Die Folge für die Website ist einfach: Veröffentlichen Sie eine Unterkunft erst, wenn Sie ihren rechtlichen Status geprüft haben. Eine Seite für eine Wohnung, die rechtlich nicht vermietet werden darf, setzt Sie der Behörde, Ihrem Vermieter und den Plattformen aus, die Ihr Inserat übernehmen.

Österreichische Beherbergungsbetriebe, auch bei privater Zimmervermietung, müssen ein Gästeverzeichnis führen. Laut den Hinweisen der Stadt Wien muss jeder Gast spätestens 24 Stunden nach der Ankunft durch einen Eintrag im Verzeichnis erfasst werden, unabhängig von der Aufenthaltsdauer, und bei der Abreise abgemeldet werden. Bei einem Aufenthalt von mehr als zwei Monaten muss sich der Gast zusätzlich mit einem ausgefüllten Meldezettel und einem Reisedokument beim Meldeamt der Gemeinde anmelden.

Das Verzeichnis darf elektronisch oder auf Papier geführt werden. Es muss fortlaufend und unveränderbar nummeriert sein. Ein Papierverzeichnis muss vor Verwendung von der Meldebehörde abgestempelt werden. Die Verzeichnisse sind sieben Jahre ab dem letzten Eintrag aufzubewahren, und die Meldebehörde und die Polizei dürfen sie jederzeit einsehen.

Das hat direkte Folgen für das Buchungssystem auf Ihrer Website:

1. Erfassen Sie die für das Verzeichnis nötigen Daten bei der Buchung oder beim Online-Check-in vor der Anreise: Namen, Daten und die weiteren Angaben, die das Formular Ihrer Gemeinde verlangt.
2. Speichern Sie die Daten sicher und löschen Sie sie nach Ablauf der siebenjährigen Aufbewahrungsfrist; verwenden Sie Verzeichnisdaten nicht für Marketing.
3. Erklären Sie im Formular, warum Sie die Daten erheben. Ein kurzer Datenschutzhinweis an der Stelle der Erhebung erspart Rückfragen an der Tür.
4. Stellen Sie sicher, dass jeder erwachsene Gast, nicht nur die zahlende Person, erfasst werden kann, falls Ihre Gemeinde das verlangt.

Wenn Sie mehrere Einheiten vermieten, spart ein im Buchungstool integriertes elektronisches Verzeichnis Zeit. Die Datenfelder werden örtlich festgelegt. Fragen Sie daher die Meldebehörde, welche Felder in Ihrer Gemeinde gelten.

Tourismusabgaben legen die Bundesländer und Gemeinden fest, und die Bezeichnungen unterscheiden sich: Ortstaxe in Wien, anderswo Nächtigungsabgabe oder Tourismusabgabe. Die Stadt Wien erklärt, dass Gäste in entgeltlichen Unterkünften grundsätzlich Ortstaxe zahlen müssen und der Gastgeber sie von den Gästen einheben und an den Magistrat abführen muss. Das gilt auch für Eigentümer privater Wohnungen, die über eine Internetplattform angeboten werden. Wer in Wien eine Wohnung zu touristischen Zwecken vermietet, muss ein Ortstaxenkonto einrichten, wofür zuerst eine Registrierung auf wien.gv.at nötig ist.

Die Beträge berechnet der Gastgeber jeden Monat und zahlt sie bis zum 15. des Folgemonats. Das Ortstaxenkonto ist ein Abrechnungsinstrument, kein Bankkonto. Die Stadt bietet einen Online-Rechner an, und Online-Plattformen müssen in Wien registrierte Unterkünfte an den Magistrat melden, was den Gastgeber nicht vom Einheben und Abführen befreit.

Gestaltungshinweise für die Website:

• Zeigen Sie die Abgabe bei der Buchung an. Eine Zeile „Ortstaxe: wird an der Kasse berechnet“ vermeidet den Vorwurf einer „versteckten Gebühr“. Wenn Sie sie online einheben, zeigen Sie den Betrag pro Person und Nacht.
• Trennen Sie den Zimmerpreis von Steuern und Gebühren. Gäste vergleichen Gesamtpreise, Ihre Buchhaltung braucht aber die Aufteilung.
• Führen Sie einen monatlichen Export. Ein Bericht über Nächte, Gäste und eingehobene Abgaben pro Monat macht die Abgabe zur Sache von zehn Minuten.
• Sätze ändern sich. Hinterlegen Sie den Satz in den Buchungseinstellungen, nicht im Seitentext.

Einkünfte aus der Vermietung unterliegen dem österreichischen Steuerrecht und können laut Stadt Wien der Einkommensteuer und der Umsatzsteuer unterliegen; Auskunft für Ihren Fall gibt das Finanzamt. Die Tabelle der EU nennt den österreichischen Normalsatz der Umsatzsteuer mit 20 % sowie ermäßigte Sätze von 10 % und 13 %. Fragen Sie daher Ihre Steuerberatung, welche Behandlung für Ihre Unterkunft und Zusatzleistungen wie das Frühstück gilt.

Ob Sie eine Gewerbeberechtigung brauchen, hängt davon ab, was Sie anbieten. Die Stadt Wien führt aus, dass die Vermietung von mehr als 10 Betten oder ein größeres Speisen- und Getränkeangebot auf das reglementierte Gastgewerbe hindeutet, das einen Befähigungsnachweis verlangt. Eine Frühstückspension mit bis zu 10 Betten fällt unter das freie Gastgewerbe, das eine Berechtigung, aber keinen Befähigungsnachweis erfordert.

Für die „private Zimmervermietung als häusliche Nebenbeschäftigung“ ist keine Gewerbeberechtigung nötig. Nach Auskunft der Stadt Wien bedeutet das vor allem: nicht mehr als 10 Betten, in Räumen innerhalb Ihres eigenen Haushalts, die Sie selbst nutzen, die Arbeit wird von den Personen erledigt, die üblicherweise im Haushalt leben, und die Tätigkeit ist ein vergleichsweise geringfügiger Erwerb.

Unabhängig davon müssen alle gewerblichen und privaten Beherbergungsbetriebe, auch privat für den Tourismus vermietete Wohnungen, der Gemeinde jeden Monat die Zahl der Gäste und Nächtigungen nach Herkunftsland aufgeschlüsselt melden und einmal im Jahr die Zahl der verfügbaren Betten. Die Meldungen der Plattformen an den Magistrat ersetzen das nicht.

Legen Sie diese Fakten in einen einfachen internen Kalender, der mit Ihrem Buchungssystem verknüpft ist: Monatsmeldung, monatliche Abgabe, jährliche Bettenzählung. Eine Website, die den Export der Zahlen erleichtert, ist mehr wert als eine mit zusätzlicher Galerie.

Bei Direktbuchungen sollten Ihre Bedingungen für den Gast geschrieben sein. Nennen Sie den Preis pro Nacht und was er umfasst, Anzahlung und Restzahlung, den Umgang mit der Ortstaxe, An- und Abreisezeiten, die Stornobedingungen, die maximale Gästezahl und die Hausordnung (Ruhezeiten, Rauchen, Haustiere, Parken).

Zur Stornierung führt Ihr Europa die Ausnahmen vom 14-tägigen Widerrufsrecht bei Online-Käufen auf, darunter Hotelbuchungen, Mietwagenreservierungen und Verpflegungsleistungen zu bestimmten Terminen. Ob Ihre Vermietungen darunter fallen, hängt vom Vertrag ab. Schreiben Sie die Stornobedingungen daher als ausdrücklichen Teil des Buchungsprozesses und lassen Sie sie prüfen. Zeigen Sie sie vor der Zahlung an und wiederholen Sie sie in der Bestätigungs-E-Mail.

Der Betreiber einer Website in Österreich muss außerdem ein Impressum bereitstellen. Ein Leitfaden der Ärztekammer für Ärzte fasst die Pflichten nach dem E-Commerce-Gesetz zusammen, die für Website-Betreiber allgemein gelten: Name, Niederlassungsadresse, Kontaktdaten, gegebenenfalls Registerdaten und, falls vorhanden, die UID-Nummer, dauerhaft und leicht zugänglich, bei Verstoß mit einer Verwaltungsstrafe von bis zu EUR 3.000. Hinzu kommt eine Offenlegung nach dem Mediengesetz, die auf derselben Seite zusammengefasst werden kann. Bauen Sie beides von Anfang an in den Footer ein.

Suche und Inserate

Eine Direktbuchungs-Website konkurriert mit Plattformen, die die Ergebnisse dominieren. Die verlässlichsten Zugewinne für eine einzelne Unterkunft bringen eine präzise lokale Seite (der Ort, das Tal, die Skiregion), ein Google-Unternehmensprofil, das mit den Daten der Website übereinstimmt, und ein Verfügbarkeitskalender, der auf dem Smartphone funktioniert. Siehe unsere Services Local SEO und Google-Unternehmensprofil.

1. Rechtlicher Status der Unterkunft bestätigt: Widmung, Mietbedingungen und bei Eigentumswohnungen die Zustimmung der Eigentümer.
2. Gewerberechtliche Lage anhand von Betten, Leistungen und Frühstück geprüft.
3. Gästeverzeichnis in Buchung oder Check-in eingebaut, mit siebenjähriger Aufbewahrung und Datenschutzhinweis.
4. Ortstaxe bei der Buchung angezeigt, Satz in den Einstellungen hinterlegt, monatlicher Export verfügbar.
5. Monatlicher Statistikbericht und jährliche Bettenzählung terminiert.
6. Footer bereit für eine Registrierungsnummer, falls Ihr Bundesland der EU-Regelung beitritt.
7. Preis, Anzahlung, Extras und Abgaben einzeln und als Gesamtbetrag ausgewiesen.
8. Stornobedingungen vor der Zahlung und in der Bestätigung angezeigt.
9. Hausordnung, Anreisehinweise und Parken klar erklärt.
10. Impressum und Offenlegung nach dem Mediengesetz im Footer.
11. Kalender und Buchungsformular auf dem Smartphone getestet.
12. Gleiche Adresse, Telefonnummer und Fotos auf Website, Google-Profil und Plattform-Inseraten.

Eine einfache Website für eine Unterkunft startet ab EUR 300 zuzüglich Umsatzsteuer (siehe unsere Preise); eine Website mit Buchungskalender, mehreren Einheiten und Sprachen wird nach einer Anfrage zur Klärung des Umfangs angeboten.

• Austrian Federal Ministry of Economy, Energy and Tourism – EU Regulation 2024/1028 (STR Regulation)
• Stadt Wien – Vermieten von Wohnungen für touristische Zwecke
• Your Europe – Returns and cooling-off period, with exceptions for dated services
• Ärztekammer für Kärnten – Arzthomepage (summary of ECG section 5 website duties)
• Your Europe – VAT rates applied in EU member countries