Individual- vs. Standardsoftware für UK-KMU und F&E-Förderung

Zuletzt geprüft: Oktober 2026. Kaufen Sie Standardsoftware, wenn Ihr Prozess verbreitet ist und das Paket sich durch Konfiguration anpassen lässt. Beauftragen Sie Individualsoftware, wenn gerade der Prozess Ihr Unternehmen auszeichnet oder wenn sich kein Paket ohne teure Umwege passend machen lässt. Viele KMU landen bei einer Mischform: Pakete für allgemeine Aufgaben, Individuelles für den Kern.

Die Aussagen zu Kosten und Zielkonflikten in diesem Artikel stammen aus veröffentlichten Ratgebern von Softwareanbietern, die ein Verkaufsinteresse haben. Einen unabhängigen britischen Richtwert für die Gesamtkosten im KMU-Bereich haben wir nicht gefunden; deshalb beschreiben wir das Muster, statt Zahlen zu nennen. Der Teil zur F&E-Steuerförderung stützt sich auf GOV.UK-Hinweise und die eigenen Handbücher von HMRC. Dies sind allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Standardsoftware

Box UK beschreibt Standardsoftware als sofort einsetzbare Werkzeuge für den Massenmarkt, die typischerweise lizenziert oder als Abonnement (SaaS) verkauft werden. Sie ist schnell einsatzbereit und braucht meist weniger Anfangsinvestition. Die Nachteile: Mit den Worten von Headchannel ist eine gewisse Anpassung möglich, aber nur innerhalb vorgegebener Grenzen, und Box UK warnt, dass Pakete zu Funktionsballast neigen, sodass Sie womöglich nur einen kleinen Teil dessen nutzen, was Sie bezahlen.

Individualsoftware

Software, die um Ihren Prozess herum entworfen und gebaut wird. Sie kann zu Ihren genauen Abläufen passen und sich mit dem Unternehmen verändern. Der Preis dafür ist Zeit: Headchannel spricht von Monaten für Planung, Entwurf, Entwicklung und Tests, während ein Paket oft in Tagen oder Wochen einsatzbereit sein kann.

Hybrid

Box UK schlägt vor, beides zu kombinieren: Standardwerkzeuge für gängige Prozesse wie Zeiterfassung oder Lagerverwaltung, dazu individuelle Elemente, Middleware oder APIs für die Anforderungen, die nur Ihre Organisation betreffen.

Die Anbieter sind sich im Grundmuster weitgehend einig. Headchannel und Box UK beschreiben beide eine höhere Anfangsinvestition für Individualarbeit und niedrigere Einstiegskosten für Pakete, deren laufende Lizenz-, Support- und Zusatzgebühren sich summieren können. Box UK argumentiert, dass Individualsoftware laufende Lizenzkosten überflüssig macht und so langfristig einen höheren Ertrag auf die Investition bringen kann. Rise Up Labs veröffentlicht ein vereinfachtes Modell der Gesamtbetriebskosten über drei Jahre, doch es stammt von einem Entwickler von Individualsoftware, ist in US-Dollar gerechnet und weist darauf hin, dass die tatsächlichen Kosten variieren.

Was das für Sie bedeutet:

• Vergleichen Sie über einen festen Zeitraum, etwa drei bis fünf Jahre, nicht anhand der ersten Rechnung.
• Zählen Sie die Nutzer mit: Abonnements pro Platz wachsen mit der Mitarbeiterzahl.
• Zählen Sie die Umwege mit: Arbeitszeit, die für das Überbrücken einer schlechten Passung draufgeht, ist ein echter Kostenfaktor.
• Zählen Sie Veränderungen mit: Fragen Sie, wie jede Option eine neue Produktlinie, einen neuen Standort oder eine neue Vorschrift abbildet.

Der britische Normalsatz der Mehrwertsteuer von 20% gilt für beide Wege. GOV.UK erlaubt umsatzsteuerregistrierten Unternehmen, die VAT auf geschäftlich genutzte Einkäufe zurückzufordern, mit Ausnahmen wie dem Flat Rate Scheme; vergleichen Sie daher durchgehend netto oder brutto.

Bei einem Paket, so Box UK, besitzen Sie die Software nicht, sondern mieten sie für einen bestimmten Zeitraum. Bei Individualsoftware sollten Sie das vollständige Eigentum an der Technologie und an Ihrer Roadmap haben. Das ist wichtig, wenn Sie Kontrolle über Funktionen, Datenstruktur und Ausstieg wollen.

Eigentum bringt Verantwortung. Box UK weist darauf hin, dass Sie für die Koordination Ihres Technologie-Ökosystems verantwortlich werden, wozu Hosting, Sicherheitsupdates und die Anbindung an bestehende Dienste gehören können. Im Vergleich von Headchannel liegen Wartung und Updates von Individualsoftware beim Kunden, während ein SaaS-Anbieter Wartung, Updates und Sicherheit übernimmt. Wenn Sie sich für Individualsoftware entscheiden, preisen Sie den Support von Anfang an ein und vereinbaren Sie, wer Quellcode, Dokumentation und Hosting-Konten hält.

Verarbeitet die Software personenbezogene Daten, gelten in beiden Fällen die Pflichten nach der UK GDPR. Die ICO unterscheidet den Verantwortlichen (controller), der Zwecke und Mittel der Verarbeitung festlegt, vom Auftragsverarbeiter (processor), der personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Bei einem Paket müssen Sie verstehen, welche Rolle der Anbieter einnimmt und was seine Bedingungen sagen. Bei Individualsoftware entscheiden Sie, wie Daten gespeichert werden und wer Zugriff hat.

Bewerten Sie jede Aussage von 0 bis 2 (0 = trifft nicht zu, 2 = trifft sehr zu) und addieren Sie die Antworten.

Die Punktzahl ist ein Gesprächsanfang, kein Urteil. Bei gemischten Antworten lohnt sich meist die Kalkulation einer Hybridlösung.

Das Vereinigte Königreich hat jetzt ein zusammengelegtes F&E-Programm. Laut GOV.UK haben der zusammengelegte F&E-Aufwandskredit (RDEC) und die verstärkte Förderung für F&E-intensive Unternehmen (ERIS) die früheren RDEC- und KMU-Programme für Abrechnungszeiträume ersetzt, die am oder nach dem 1. April 2024 beginnen. Das zusammengelegte RDEC ist ein steuerpflichtiger Kredit mit einem Satz von 20%. ERIS gilt nur für verlustmachende, F&E-intensive KMU, deren relevante F&E-Ausgaben mindestens 30% der Gesamtausgaben betragen: Sie können zusätzliche 86% der förderfähigen Kosten abziehen, insgesamt also 186%, und einen auszahlbaren Kredit von bis zu 14.5% des abtretbaren Verlusts beanspruchen. Ein Unternehmen, das für ERIS berechtigt ist, kann stattdessen das zusammengelegte RDEC wählen, aber nicht beides für dieselben Ausgaben beanspruchen.

Der erste Test betrifft das Projekt, nicht das Produkt. Das Handbuch von HMRC zu Software sagt, der Fortschritt müsse im allgemeinen Wissen oder Können liegen, nicht nur im Wissen des Unternehmens, und dass es auf die zugrunde liegende Technologie ankomme, nicht auf das kommerzielle Ergebnis. Es nennt es unwahrscheinlich, dass das Konfigurieren vorhandener Software nach den eigenen Anforderungen eines Unternehmens förderfähig ist, und sagt, dass das Zusammensetzen von Programmbausteinen nach einem etablierten Muster keine F&E ist. Johnston Carmichael weist darauf hin, dass die frühere Leitlinie von HMRC die Nutzung eines Standardpakets zum Bau einer individuellen Website als offensichtlich nicht förderfähiges Beispiel nannte. Einfach gesagt: Das Konfigurieren eines Pakets ist selten förderfähig, und auch der Bau eines herkömmlichen Geschäftssystems nach bekanntem Entwurf ist es oft nicht.

Wirklich neuartige Arbeit kann förderfähig sein. Dasselbe Handbuch nennt als ein Beispiel die Umsetzung eines neuartigen Algorithmus, der die Leistungsfähigkeit deutlich erhöht. Zu Auftragsarbeiten sagt die technische Anmerkung des HM Treasury, dass ein Unternehmen mit einem gültigen F&E-Projekt, das einen Dritten mit förderfähiger Arbeit beauftragt, die entsprechenden Kosten geltend machen kann, und dass der Auftragnehmer keine Arbeit geltend machen darf, die das Projekt eines anderen Unternehmens voranbringt. Das Handbuch von HMRC ergänzt, dass F&E, die nur beiläufig bei der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung anfällt, nicht ausgelagert ist, und gewichtet Faktoren wie die Eigenständigkeit des Auftragnehmers, das finanzielle Risiko und wer die Rechte am geistigen Eigentum behält. Wenn Sie einen Anbieter beauftragen, hängt es also vom Vertrag und den Tatsachen ab, wer geltend machen darf.

Praktische Schritte: Fragen Sie Ihre Steuerberatung früh, bevor Sie unterschreiben, und vereinbaren Sie mit dem Anbieter, wie technische Unsicherheiten und die geleistete Arbeit dokumentiert werden. Kaufen Sie Individualsoftware nicht hauptsächlich wegen der Förderung.

Dies sind hypothetische Beispiele, die die Überlegung zeigen sollen, keine Kundengeschichten.

Ein kleines Unternehmen mit Standardbuchhaltung und Buchungen

Seine Prozesse entsprechen dem, was tausende ähnliche Unternehmen tun. Ein gut konfiguriertes Paket ist wahrscheinlich der schnellste und günstigste Weg. Individualarbeit würde Kosten ohne klaren Gewinn verursachen.

Ein Unternehmen mit einem einzigartigen Preis- oder Terminplanungsprozess

Die Mitarbeitenden halten die eigentliche Logik in Tabellenkalkulationen, weil kein Paket damit zurechtkommt. Ein individueller Kern, verbunden mit einem Paket für die Buchhaltung, kann sich im Vergleich zu den durch Umwege verlorenen Stunden zu kalkulieren lohnen.

Ein Unternehmen, dessen Produkt die Software ist

Hier ist die Software das Geschäft. Eigentum, Kontrolle und die Fähigkeit, schnell zu ändern, wiegen schwer, was meist auf Individualentwicklung mit einem Wartungsplan hinweist.

Welchen Weg Sie auch wählen: Denken Sie schon am ersten Tag ans Gehen. Prüfen Sie bei einem Paket, wie Sie Ihre Daten exportieren und in welchem Format. Prüfen Sie bei Individualsoftware, dass Sie Quellcode, Bauanleitung und Hosting-Zugang halten, damit ein anderer Anbieter übernehmen könnte.

Lassen Sie sich diese Punkte schriftlich geben und testen Sie sie. Ein Datenexport, der in der Verkaufspräsentation existiert, aber bei echten Datensätzen scheitert, ist kein Ausstiegsweg. Eine kurze Migrationsprobe im ersten Jahr, auch wenn Sie nie wechseln, kann zeigen, ob das Versprechen hält.

1. Welche Teile meines Prozesses brauchen individuellen Code, und welche können ein vorhandenes Werkzeug nutzen?
2. Wie hoch sind die laufenden Kosten nach dem ersten Jahr?
3. Wem gehört der Code, und wo wird er gehostet?
4. Was passiert, wenn Sie den Betrieb einstellen oder ich wechseln möchte?
5. Wie dokumentieren Sie die Arbeit, einschließlich gelöster technischer Probleme?
6. Können wir eine erste Version stufenweise veröffentlichen?

Wir bauen Websites, Webanwendungen und individuelle Software und sagen gern, wenn ein Paket die bessere Wahl ist. Sehen Sie sich unsere Leistungen an, schauen Sie sich die Referenzen als Beispiele unserer Arbeit an oder beschreiben Sie Ihr Projekt über das Angebotsformular oder die Seite Kontakt.

• R&D tax relief: the merged R&D expenditure credit scheme and enhanced R&D intensive support – GOV.UK
• Technical note on changes to R&D tax reliefs at Autumn Statement 2023 – GOV.UK
• CIRD81960 – R&D tax relief: BIS Guidelines (2004): application to software – HMRC internal manual
• CIRD84250 – R&D tax relief: subcontracted activities, meaning of subcontracted – HMRC internal manual
• New HMRC guidance clarifies R&D tax relief for software development – Johnston Carmichael
• Bespoke vs off-the-shelf software – Box UK
• Bespoke software vs off-the-shelf software vs SaaS – Headchannel
• Bespoke software development – Rise Up Labs
• VAT rates – GOV.UK
• Charge, reclaim and record VAT: Reclaim VAT on business expenses – GOV.UK
• What are ‘controllers’ and ‘processors’? – ICO