Individualsoftware: Abschreibung Nutzungsdauer, Werkvertrag

Dieser Beitrag ist eine technische Information für Auftraggeber von Software. Er ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Wie Sie Software in Ihrem Unternehmen bilanzieren und welche Verträge zu Ihrem Projekt passen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung beziehungsweise einer Anwältin oder einem Anwalt.

Geprüft haben wir die genannten Punkte am 20. Oktober 2026: die Paragrafen aus BGB und EStG im Wortlaut auf gesetze-im-internet.de, das BMF-Schreiben anhand der wörtlichen Wiedergaben der IHK Erfurt und von PwC sowie anhand des Antwortschreibens des Bundesfinanzministeriums vom 26. April 2022. Das Schreiben selbst war auf der Website des Ministeriums für uns an diesem Tag nicht abrufbar. Prüfen Sie Zitate und Randziffern vor der Anwendung im Original.

Zwei Fragen beschäftigen Unternehmen, die Individualsoftware entwickeln lassen: Wie wird die Investition steuerlich behandelt, und was gilt vertraglich, wenn der Dienstleister liefert?

Individualsoftware wird für ein bestimmtes Unternehmen entwickelt oder stark angepasst, im Unterschied zu Standardsoftware, die als fertiges Produkt vielen Kunden angeboten wird. Beispiele sind ein maßgeschneidertes Auftragssystem, ein Kundenportal oder eine Fachanwendung für interne Abläufe.

Die Abgrenzung ist wichtig, weil sie in Verträgen und in der steuerlichen Einordnung eine Rolle spielt. In der Praxis liegt sie auf einem Spektrum: Eine Standardsoftware mit umfangreichem Customizing oder eine individuell programmierte Schnittstelle sind Mischformen. Lassen Sie sich im Zweifel vom Dienstleister beschreiben, was Neuentwicklung ist und was Konfiguration.

Für Computerhardware und für Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung kann nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 (Geschäftszeichen IV C 3 – S 2190/21/10002 :025) eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Das Schreiben ersetzt die frühere Fassung vom 26. Februar 2021.

Was daraus für Individualsoftware folgt:

• Auch angepasste Anwendungen sind erfasst. Welche Software gemeint ist, beschreibt Randziffer 5 des Schreibens. Nach der Übersicht von steuerschroeder.de zählen dazu neben Standardsoftware auch ERP-Software, Warenwirtschaftssysteme, sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung und individuell angepasste Anwendungen.
• Es ist ein Angebot, keine Pflicht. Das Ministerium spricht in seinem Antwortschreiben selbst vom „Angebot“ einer einjährigen Nutzungsdauer. Nach Rz. 1.2 kann der Steuerpflichtige von dieser Annahme abweichen; andere Abschreibungsmethoden sind grundsätzlich möglich.
• Keine neue Abschreibungsart. Die Wirtschaftsgüter unterliegen weiter § 7 Abs. 1 EStG. Die kürzere Nutzungsdauer ist nach Rz. 1.1 keine besondere Form der Abschreibung, keine neue Abschreibungsmethode und keine Sofortabschreibung.
• Volle Abschreibung im ersten Jahr. Nach Rz. 1.4 wird nicht beanstandet, wenn abweichend von der zeitanteiligen Regel in § 7 Abs. 1 Satz 4 EStG im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe abgeschrieben wird.
• Beginn und Verzeichnis. Die Abschreibung beginnt im Zeitpunkt der Anschaffung oder Herstellung, also bei Fertigstellung, und die Software ist in das Bestandsverzeichnis aufzunehmen (Rz. 1.2).
• Zeitlicher Anwendungsbereich. Die Regelung gilt für Gewinnermittlungen, bei denen das Wirtschaftsjahr nach dem 31. Dezember 2020 endet.

Unabhängig davon gilt § 6 Abs. 2 EStG weiter: Abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind, können sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn ihre Anschaffungs- oder Herstellungskosten ohne Vorsteuer 800 Euro nicht übersteigen.

Für eine Website hilft das BMF-Schreiben dagegen nicht: Aufwendungen für eine Homepage fallen nach steuerschroeder.de nicht darunter, und die OFD Frankfurt am Main empfiehlt dort weiterhin eine Nutzungsdauer von drei Jahren. Ob und wie Sie die Möglichkeiten nutzen, hängt von Ihrer Gewinnermittlung und Ihrer Gesamtsituation ab. Das beurteilt Ihre Steuerberatung.

Vor 2021 galten längere Werte. Das Ministerium beschreibt in seinem Antwortschreiben vom 26. April 2022 eine Verkürzung „von bisher drei bzw. fünf Jahren auf ein Jahr“ und nennt für ERP-Software die Nutzungsdauer von fünf Jahren aus dem BMF-Schreiben vom 18. November 2005. steuerschroeder.de fasst die frühere Praxis so zusammen: drei Jahre für Standardsoftware, regelmäßig fünf Jahre für Individualsoftware.

Für ältere Anschaffungen in Ihrer Anlagenbuchhaltung ist das noch relevant. Laut Haufe kann die Neuregelung auch auf Wirtschaftsgüter angewandt werden, die in früheren Wirtschaftsjahren angeschafft und mit einer längeren Nutzungsdauer abgeschrieben wurden; steuerschroeder.de beschreibt, dass Restbuchwerte im ersten nach dem 31. Dezember 2020 endenden Wirtschaftsjahr vollständig abgeschrieben werden konnten. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Ihre Altfälle behandelt wurden.

Fachbeiträge weisen außerdem auf Streitpunkte hin. Das BMF versteht die kürzere Nutzungsdauer nicht als Wahlrecht im Sinne von § 5 Abs. 1 EStG (Rz. 1.1). Das Institut der Wirtschaftsprüfer hält die einjährige Nutzungsdauer nach Haufe in der Handelsbilanz für nicht zulässig und sieht darin ein steuerliches Abschreibungswahlrecht. Haufe weist zudem darauf hin, dass die kürzere steuerliche Nutzungsdauer regelmäßig zu unterschiedlichen Ansätzen in Handels- und Steuerbilanz führt, mit möglichen Folgen für latente Steuern. Auch das Ministerium hält in seinem Antwortschreiben unterschiedliche Abschreibungszeiträume in beiden Bilanzen für möglich.

Software ist ein immaterielles Wirtschaftsgut. Nach § 5 Abs. 2 EStG ist für immaterielle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens ein Aktivposten nur anzusetzen, wenn sie entgeltlich erworben wurden; R 5.5 der Einkommensteuer-Richtlinien nennt daneben die Einlage in das Betriebsvermögen. Entgeltlich erworben ist ein solches Gut nach R 5.5 Abs. 2, wenn es durch ein Rechtsgeschäft gegen Hingabe einer bestimmten Gegenleistung übergegangen oder eingeräumt worden ist.

Bei beauftragter Software ist das nicht automatisch so. Nach einem IWW-Fachbeitrag zu einem Urteil des FG München kommt es darauf an, wer das Herstellungsgeschehen beherrscht: Wer die Entwicklung auf eigene Rechnung und Gefahr durchführt und Fremdfirmen nur als Dienstleister einbindet, ist selbst Hersteller. Dann liegen sofort abzugsfähige Betriebsausgaben vor, kein aktivierbarer Erwerb.

Für eine Anschaffung setzt der Beitrag voraus, dass das beauftragte Unternehmen die Gewährleistung für das angestrebte Ergebnis übernimmt; vereinbarte Vertragsstrafen bei verfehlten Terminen reichen nicht. Ob der Vertrag als Dienst- oder Werkvertrag bezeichnet ist, ist dafür nach dem Beitrag nicht entscheidend. Auf Sonderregeln für Trivialprogramme gehen wir hier nicht ein.

Für IT-Leistungen kommen mehrere gesetzlich geregelte Vertragstypen in Betracht. Eine Präsentation aus einer Lehrveranstaltung zum juristischen IT-Projektmanagement ordnet den Kauf von Standardsoftware dem Kaufvertrag zu, Schulungen und Beratungsleistungen dem Dienstvertrag und die Neuerstellung sowie die Anpassung von Software dem Werkvertrag. An die Abnahme im Werkvertrag knüpft sie die Fälligkeit der Vergütung (§ 641 BGB), die Gefahrtragung (§ 644 BGB) und die Verjährung der Mängelansprüche (§ 634a BGB).

Durch den Werkvertrag wird der Unternehmer nach § 631 BGB zur Herstellung des versprochenen Werkes verpflichtet, der Besteller zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung. Gegenstand kann auch ein durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg sein. Geschuldet ist also ein Ergebnis, nicht nur eine Tätigkeit. Als Besteller haben Sie trotzdem mehr als eine Zahlungspflicht: Sie müssen das vertragsmäßig hergestellte Werk abnehmen (§ 640 Abs. 1 BGB), und die Präsentation zählt Mitwirkungsleistungen zu den Pflichten des Auftraggebers.

Beim Dienstvertrag nach § 611 BGB schuldet der Dienstleister dagegen die versprochenen Dienste. Wer Entwicklerkapazität auf Stundenbasis einkauft, ohne ein definiertes Ergebnis zu vereinbaren, liegt nach unserer Einschätzung eher in diesem Bereich. Welcher Typ vorliegt, entscheidet der konkrete Vertragsinhalt. Lassen Sie das bei größeren Projekten rechtlich prüfen.

Die Abnahme ist der zentrale Moment im Werkvertrag. Nach § 640 Abs. 1 BGB ist der Besteller verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen; wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden. Die Vergütung ist nach § 641 Abs. 1 BGB bei der Abnahme zu entrichten. Mängelrechte nach § 634 BGB kann der Besteller nach der BGH-Rechtsprechung, die eine Hochschulpräsentation zusammenfasst, grundsätzlich erst nach der Abnahme mit Erfolg geltend machen; eine Ausnahme gilt, wenn das Vertragsverhältnis in ein Abrechnungsverhältnis übergegangen ist.

Bei Software ist die Frage, welche Fehler unwesentlich sind, heikel. Legen Sie deshalb vorab fest:

1. Abnahmekriterien: Welche Funktionen müssen wie funktionieren?
2. Fehlerklassen: Was ist ein Blocker, was ein kleiner Mangel?
3. Testumgebung und Testdaten.
4. Fristen für Prüfung und Rückmeldung.

Hinzu kommt die Abnahmefiktion. Nach § 640 Abs. 2 BGB gilt ein Werk auch dann als abgenommen, wenn der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hat und der Besteller die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert hat. Diese Fassung geht auf die Reform des Bauvertragsrechts zurück, die nach der zweiten von uns gelesenen Präsentation am 1. Januar 2018 in Kraft trat; die Abwesenheit wesentlicher Mängel ist danach keine Voraussetzung der Fiktion mehr. Für Sie als Auftraggeber heißt das: Prüfen Sie innerhalb der Frist und benennen Sie mindestens einen Mangel konkret, wenn Sie nicht abnehmen wollen.

Viele Softwareprojekte laufen in Iterationen. Dann stellt sich die Frage, wann abgenommen wird. Eine Hochschulpräsentation zur Teilabnahmeproblematik bei agilen IT-Projekten hält fest, dass Teilabnahmen gesetzlich nicht geregelt sind und der Auftraggeber nicht verpflichtet ist, sie durchzuführen. Sie weist außerdem darauf hin, dass Projektteile oft nicht getrennt abnahmefähig sind und ein Vorbehalt der Gesamtabnahme nötig ist.

Eine Regel zu Teilen enthält das Gesetz bei der Vergütung: Ist das Werk in Teilen abzunehmen und die Vergütung für die einzelnen Teile bestimmt, ist sie nach § 641 Abs. 1 Satz 2 BGB für jeden Teil bei dessen Abnahme zu entrichten. Konkrete höchstrichterliche Rechtsprechung zu agilen Softwareprojekten haben wir in den Quellen nicht gefunden und nennen deshalb keine Urteile.

Praktisch hilft ein Vertrag, der Meilensteine mit Abnahmekriterien und Zahlungsplan verbindet und ausdrücklich regelt, ob Sprint-Ergebnisse einzeln abgenommen werden, statt nur auf das Gesamtergebnis zu verweisen.

Nicht alles, was nach dem Livegang anfällt, gehört zur Anschaffung. Hosting, Lizenzen Dritter, Support und Wartung sind andere Posten als die Entwicklung selbst. Bei Weiterentwicklungen ist nach steuerschroeder.de abzugrenzen: Wird Individualsoftware in ihrer Substanz erweitert, etwa ein Auftragsbearbeitungsprogramm um die Erfassung von Artikelstammdaten, sind das nachträgliche Herstellungskosten, die zu aktivieren sind. Werden bestehende Funktionen nur angepasst, etwa ein Lohnabrechnungsprogramm an eine geänderte Rechtslage, ist das sofort abzugsfähiger Erhaltungsaufwand. Wie die einzelnen Posten in Ihrem Fall zu behandeln sind, klärt Ihre Steuerberatung.

Für Sie als Auftraggeber heißt das praktisch: Verlangen Sie, dass Angebot und Rechnung die Posten trennen, am besten in Entwicklung, Einrichtung und Schnittstellen, laufender Betrieb und optionale Weiterentwicklung. Das erleichtert die Buchhaltung, macht Angebote vergleichbar und verhindert, dass Wartungsleistungen später als Teil des Werkvertrags verstanden werden, den Sie bereits abgenommen haben.

Auch Mängelrechte und Wartungsvertrag sollten sich nicht überschneiden. Regeln Sie, was als Fehlerbehebung innerhalb der Gewährleistung gilt und was als bezahlte Anpassung. Das spart später Diskussionen.

• Leistungsbeschreibung mit Funktionen, Schnittstellen und Nichtzielen.
• Abnahmekriterien, Fehlerklassen und Prüffristen.
• Meilensteine und Zahlungsplan.
• Regelung zu Quellcode, Dokumentation und Nutzungsrechten, die Ihre Anwältin oder Ihr Anwalt prüft.
• Rechnungsstellung so, dass Ihre Steuerberatung die Software eindeutig als eigenes Wirtschaftsgut erkennt und von laufenden Kosten für Hosting oder Wartung trennen kann.
• Termin mit der Steuerberatung vor dem Vertragsabschluss.

Wenn Sie Individualsoftware planen, beschreiben wir Ihnen gern, was technisch dazugehört. Einen Überblick finden Sie unter Leistungen, für ein Angebot nutzen Sie das Anfrageformular. Preise für Individualsoftware nennen wir auf Anfrage. Für Websites gelten die Einstiegspreise auf der Preisseite.

• BMF-Schreiben zur Nutzungsdauer von Computerhard- und Software – IHK Erfurt
• BMF: Neues Schreiben zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software – PwC Blog
• BMF-Antwortschreiben vom 26. April 2022 zum BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 (PDF, veröffentlicht von WTS)
• Computer: Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr – Haufe
• BMF: Verkürzung der Nutzungsdauer für Computer-Hardware und -Software – Haufe
• Abschreibung digitaler Wirtschaftsgüter – Haufe
• Abschreibung Computer und Software 2026 – steuerschroeder.de
• § 6 EStG Bewertung – gesetze-im-internet.de
• § 5 EStG Gewinn bei Kaufleuten – gesetze-im-internet.de
• R 5.5 EStR Immaterielle Wirtschaftsgüter – steuerschroeder.de
• § 5 EStG: Schaffung eines immateriellen Wirtschaftsguts im Auftrag – IWW
• § 631 BGB Vertragstypische Pflichten beim Werkvertrag – gesetze-im-internet.de
• § 611 BGB Vertragstypische Pflichten beim Dienstvertrag – gesetze-im-internet.de
• § 640 BGB Abnahme – gesetze-im-internet.de
• § 641 BGB Fälligkeit der Vergütung – gesetze-im-internet.de
• Teilabnahmeproblematik bei agilen IT-Projekten – Präsentation, sosy-lab.org
• Auswirkungen des neuen Baurechts auf das IT-Recht – Präsentation, sosy-lab.org