E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was Onlineshops jetzt brauchen

Stand: Oktober 2026. Grundlage sind der Gesetzestext von § 14 und § 27 Abs. 38 UStG sowie der §§ 33 und 34a UStDV auf gesetze-im-internet.de und die Erläuterungen mehrerer IHKs zu den BMF-Schreiben, geprüft am 20. Oktober 2026. Das ist allgemeine Information, keine Steuerberatung.

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland kommt in Stufen. Wer Leistungen von anderen inländischen Unternehmen bezieht, muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird für B2B-Umsätze erst nach Übergangsfristen zwingend: für umsatzstarke Unternehmen 2027, für alle anderen 2028. Eine normale Firmenwebsite ist davon nicht betroffen; relevant wird es, sobald ein Onlineshop oder ein System hinter der Website Rechnungen an Unternehmen erzeugt.

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie gelten nur für Rechnungsaussteller, nicht für den Empfang.

Die IHK Region Stuttgart fasst das so zusammen: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist der Umsatz des vorangegangenen Kalenderjahres, nicht der des laufenden Jahres.

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (EN 16931) oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, sofern sich die nötigen Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes Format übertragen lassen. Alles andere, auch eine PDF per E-Mail, ist eine „sonstige Rechnung“.

Zulässig sind laut dem ersten BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, wie die IHK Region Stuttgart berichtet, vor allem die XRechnung und das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Bei ZUGFeRD steckt der Datensatz in einer PDF, die zusätzlich für Menschen lesbar ist. Auch andere europäische Formate, die der Syntaxliste der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen, können laut BMF-Schreiben genügen; die IHK Dresden nennt als Beispiel Factur-X. Am 15. Oktober 2025 hat das BMF nach Angaben der IHK Magdeburg ein zweites Schreiben veröffentlicht, das den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an die neue Rechtslage anpasst und das erste Schreiben in einzelnen Randnummern ändert.

• Inländische B2B-Umsätze: Die Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG gilt für Leistungen an andere Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind, also dort Sitz, Geschäftsleitung, eine beteiligte Betriebsstätte oder hilfsweise Wohnsitz haben. Eine Rechnung ist in diesen Fällen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung auszustellen.
• Umsätze an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht; das stellen IHK Dresden und IHK Region Stuttgart klar.
• Kleinunternehmer dürfen nach § 34a UStDV immer eine sonstige Rechnung übermitteln, auch nach Ablauf der Übergangsfristen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem können.
• Weitere Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze.
• Grenzüberschreitende Umsätze: Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländisch ansässigen Unternehmern. Was für Kunden im Ausland gilt, haben wir hier nicht geprüft.

Ob Ihr Fall unter eine Ausnahme fällt, klärt der Steuerberater.

Die Übergangsregeln helfen nur dem Aussteller. Laut IHK Region Stuttgart sind alle inländischen Unternehmer seit 2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen anderer inländischer Unternehmen erhalten. Für den Empfang reicht als Übergangsmaßnahme zunächst ein E-Mail-Postfach. Um eine XRechnung lesbar zu machen, stellt die Finanzverwaltung laut IHK Dresden im ELSTER-Portal ein kostenloses Visualisierungs-Tool bereit.

Für die Aufbewahrung gilt nach § 14b UStG eine Frist von acht Jahren für ausgestellte und erhaltene Rechnungen. Die IHK Dresden weist darauf hin, dass die E-Rechnung im ursprünglichen strukturierten Format aufzubewahren ist, auch wenn zusätzlich eine lesbare PDF mitgeschickt wurde. Ein Postfach, in dem Rechnungen liegen, ist deshalb noch kein Archivkonzept.

Für die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft braucht der Aussteller keine Zustimmung des Empfängers mehr: § 14 Abs. 1 UStG verlangt sie nur, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung besteht. Bei Rechnungen an Endverbraucher bleibt deren Zustimmung laut IHK Dresden Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Einen bestimmten Übermittlungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. Die IHKs nennen den Versand per E-Mail, die Bereitstellung über eine Schnittstelle und den Download über ein Kundenportal. Für einen Shop mit Kundenkonto ist der Download der E-Rechnung im Konto deshalb ein möglicher Weg; das klären Sie vertraglich mit Ihren Firmenkunden.

Unverändert gilt § 14 Abs. 3 UStG: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein. Jeder Unternehmer legt selbst fest, wie, zum Beispiel über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung. Langfristig soll die E-Rechnung ein Meldesystem speisen; nach Angaben der IHK Region Stuttgart sieht der Zeitplan der EU dafür den 1. Juli 2030 vor.

Das Gesetz äußert sich nicht speziell zu Onlineshops. Was sich aus den allgemeinen Regeln ergibt:

• Shop verkauft nur an Verbraucher (B2C): keine Pflicht zur E-Rechnung. Der Empfang eingehender Rechnungen, etwa vom Hoster oder von Dienstleistern, bleibt trotzdem Pflicht.
• Shop verkauft auch an Firmen (B2B): Für Umsätze ab 2027 beziehungsweise 2028, je nach Vorjahresumsatz, müssen die Rechnungen an inländische Firmenkunden E-Rechnungen sein. Prüfen Sie, ob Ihr Shopsystem eine XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt oder ob die Rechnung in Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware entsteht.
• Rechnungs-Plugins: Ein Plugin, das nur eine PDF erzeugt, genügt für inländische B2B-Rechnungen nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr.
• Gemischte Kundschaft: Der Shop muss erkennen, ob ein Unternehmen oder eine Privatperson bestellt, etwa über ein Firmenfeld oder die USt-IdNr. im Checkout. Das ist eine technische Folgerung, keine gesetzliche Vorgabe.

1. Eingangsseite klären: Wie empfangen, lesen und archivieren Sie E-Rechnungen schon heute?
2. Gesamtumsatz des Vorjahres prüfen: unter oder über 800.000 Euro?
3. B2B-Anteil im Shop feststellen. Reine B2C-Shops sind für das Ausstellen nicht betroffen.
4. Rechnungsprozess dokumentieren: Shopsystem, Plugin, Buchhaltung, DATEV oder Ähnliches.
5. Software-Anbieter fragen, ab wann XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt werden.
6. Test: eine B2B-Bestellung durchspielen und die erzeugte Datei mit einem Prüftool ansehen.
7. Steuerberater einbinden, besonders bei Kleinunternehmerregelung oder Auslandsgeschäft.

Diese Punkte ergeben sich aus den Regeln oben und sollten vor 2027 geklärt sein. Zahlen zur Häufigkeit nennen wir nicht.

• PDF ist nicht gleich E-Rechnung. Eine PDF ohne strukturierten Datensatz ist eine sonstige Rechnung und im inländischen B2B-Geschäft nur während der Übergangsfristen und mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Papier ist nicht PDF. Für Papierrechnungen verlangt § 27 Abs. 38 UStG in der Übergangszeit keine Zustimmung, für PDF und andere elektronische Formate schon. Klären Sie die Zustimmung mit Firmenkunden, wenn Sie bis dahin bei PDF bleiben.
• Der Shop erzeugt die Rechnung, die Buchhaltung bekommt sie nicht. Prüfen Sie, wo die Rechnung entsteht und wohin sie fließt.
• Archivierung übersehen. Aufbewahrt wird das strukturierte Original, nicht nur die lesbare Ansicht.
• Umsatzgrenze falsch gelesen. Für 2027 zählt der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026.

Eine Hilfe, die wir bei Shop-Projekten leisten können, ist der Blick auf die technische Kette von der Bestellung bis zur Buchhaltung. Die steuerliche Bewertung bleibt beim Steuerberater.

Wir bauen und passen Websites und Onlineshops an; Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware liefern wir nicht. Wenn Ihr Shop eine Rechnungsschnittstelle braucht, besprechen wir die technische Anbindung mit Ihrem Steuerberater und Ihrem Softwareanbieter. Unsere Leistungen, einige Referenzen und die Preise (einfache Präsentationswebsites ab 300 € netto) finden Sie online; für konkrete Fragen gibt es das Kontaktformular.

Wichtig: Gesetz und Verwaltungsanweisungen können sich ändern. Prüfen Sie vor dem Jahreswechsel 2026/2027 den aktuellen Gesetzestext und die BMF-Schreiben.

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
• § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften, Abs. 38 (gesetze-im-internet.de)
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
• § 34a UStDV – Rechnungen für Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de)
• § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge (gesetze-im-internet.de)
• IHK Region Stuttgart: Obligatorische E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze
• IHK Dresden: E-Rechnung ab 2025 – Pflicht, Fristen, Ausnahmen
• IHK Magdeburg: Obligatorische E-Rechnungen ab 2025